平成17年4月より施行された、e-文書法(民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律)により産業廃棄物処理関連においても、保存が義務づけされている書面の電子化が認められました。
具体的には、廃棄物処理法に定められている委託契約書等についても、書面(紙)による作成保存等に代えて
・パソコンのワープロソフトを使用した委託契約書の作成
・電子文書に情報通信ネットワーク技術を利用して相互に契約を取り交わす電子契約
・書面(紙)による委託契約書をスキャナーでパソコンに読み込み電磁的に保管する方法
などの行為が可能となっております。
電磁的作成、保存等が可能となっている廃棄物処理法上の書面は次のとおりです。
・帳簿の作成、保存
・収集運搬車両等に備え付けなければならない書面の保存
・産業廃棄物の委託における委託契約書及び添付書類の作成、保存
・産業廃棄物の再委託における書面による排出事業者の承諾書の保存、再委託者に引き渡す文章の交付、となっております。
また、メリットとして電磁的に作成される委託契約書には、印紙税が課せられないことがあげられます。
ここで注意しなければならないのは、対象となる文章に「産業廃棄物管理票(マニフェスト)」は含まれないことです。紙マニフェストをスキャナーで取り込み電子化しパソコンのハードディスクに保存又はCD-R等に保存し、紙マニフェストを破棄するのは法令違反となります。のでご注意ください。
5年間の保存義務があるマニフェストですが、かさばるといって古いマニフェストを破棄することのない様、ご注意ください。